Wat te doen met onbetaalde facturen?
Als ondernemer krijg je soms te maken met klanten die niet betalen. Dit kan vervelend zijn. Vooral als herinneringen niet helpen. Hoe zorg je dat je facturen op tijd betaald worden en je toch een goede relatie houdt met je klant?
1. Maak van tevoren duidelijke afspraken
Maak duidelijke afspraken over de diensten en tarieven. Wat is inbegrepen bij de prijs en wat niet? Bespreek extra werk voordat je ermee start. Stuur bij grote klussen tussentijdse overzichten om misverstanden te voorkomen.
2. Schat in of de klant de factuur kan betalen
Aarzelende klanten of klanten die in termijnen willen betalen, kunnen financiële problemen hebben, maar dat hoeft natuurlijk niet zo te zijn. Daarom kun je hier beter gewoon over praten en daarna beslissen of je de klus aanneemt. Controleer beoordelingen over klanten en berichten op sociale media. Check ook het handelsregister voor aankomende faillissementen.
3. Zorg dat je factuur aan alle regels voldoet
Je factuur moet aan alle regels voldoen. Vergeet bijvoorbeeld een kostenplaats en betalingskenmerk niet te vermelden. Als je deze informatie niet geeft, mag de klant wachten met betalen. Een getekende overeenkomst helpt ook om problemen te voorkomen.
4. Stuur deelfacturen
Heb je kosten gemaakt voordat je begint? Stuur een factuur voor een aanbetaling. Bij grote projecten kun je tijdelijke deelfacturen sturen. Dit maakt betalingen duidelijker. Voor jou en voor de klant. Je loopt ook minder risico dat je geld misloopt. Geef bij de laatste factuur aan dat het je laatste factuur is: de eindfactuur.
5. Spreek af wanneer de klant betaalt
De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen. Dit betekent dat jouw factuur dan betaald moet zijn. Je kunt een kortere termijn afspreken, bijvoorbeeld 14 dagen. De maximale termijn is 60 dagen. De betalingstermijn gaat in op de dag dat de klant de factuur ontvangt.
6. Blijf in contact met de klant
Betaalt de klant niet? Bel even om te vragen of de klant zich heeft vergist in de datum. Persoonlijke aandacht kan veel problemen oplossen. Blijf vriendelijk en vraag wat er speelt. Geeft de klant aan niet te kunnen betalen? Denk mee, maar blijf erbij dat je het geld wilt ontvangen.