Kiest u niet voor een indeling die aansluit bij de CBF-eisen? Dan kunt u de volgende indeling hanteren en deze naar eigen inzicht en behoefte aanpassen.
Het beleidsplan is verplicht voor elke stichting die het ANBI-predicaat (Algemeen Nut Beogende Instelling) heeft en wil behouden. De Belastingdienst eist dat het beleidsplan actueel is. In het huishoudelijk reglement legt u daarom afspraken vast die waarborgen dat het jaarplan actueel blijft en jaarlijks wordt goedgekeurd. Bovendien kunt u, als u dat wilt, in grote lijnen aangeven wat de inhoud van het beleidsplan is. Ook voor een niet-ANBI komt een beleidsplan trouwens goed van pas.
Hierin geeft u aan wat er van het bestuur als geheel wordt verwacht en wat de bevoegdheden van het bestuur zijn. Dat legt u ook vast voor de verschillende bestuursfuncties.
Een bestuur moet natuurlijk besluiten nemen en uitvoeren, maar hoe komt een besluit tot stand? Maak afspraken over wie bevoegd is om welke besluiten te nemen en vooral ook wie niet. En wanneer een besluit geldig is en wanneer niet.
In de statuten is meestal de verplichting opgenomen dat het bestuur minimaal eens per jaar een (jaar)vergadering houdt. Dat is in de meeste gevallen niet voldoende om de doelen van de stichting binnen afzienbare termijn te realiseren. Benoem bij dit onderdeel in het reglement hoe vaak het bestuur per jaar in de regel zal vergaderen. Leg ook vast hoe de agenda wordt vastgesteld en wie vergaderingen bijeen roept. En kunnen er extra vergaderingen worden georganiseerd? Benoem dan wie hiertoe het initiatief kan nemen.
Het is aan te raden om afspraken te maken over de manier waarop u naar buiten communiceert. Denk aan de manier waarop u publiciteit zoekt en hoe u contact onderhoudt met kranten, radio en tv. Maak ook afspraken over hoe u zich naar de buitenwereld presenteert, bijvoorbeeld als u advertenties plaatst, tijdens het voeren van een campagne, bij het gebruik van promotiefilms, tijdens presentaties, in e-mails of op uw site.
Neem in het reglement ook een sectie op over donaties. Wie accepteert deze bijvoorbeeld? Accepteert u goederen of alleen geld? Via welk kanaal kan er worden gedoneerd? Is dat alleen door storting op de bankrekening of ook in contanten? Tot welk bedrag mag welk persoon een donatie accepteren? En wat is de zeggenschap van een donateur over zijn of haar donatie?
Geen leuk onderwerp, maar het moet aan de orde komen. Benoem duidelijk wat de consequenties zijn als iemand zijn boekje te buiten gaat.
Sommige bedrijven ondernemen op een maatschappelijk verantwoorde manier (MVO). Als uw organisatie ook zo'n goed doel nastreeft, kunt u in het reglement ook afspraken maken over de voetafdruk die uw organisatie maakt.
Een van de standaardbepalingen in een huishoudelijk reglement is deze: "In alle gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter."
Daarnaast benoemt u in het reglement nog hoe belangstellenden een exemplaar van het huishoudelijk reglement kunnen ontvangen. En leg ook alle afspraken vast, die zich in de hiervoor genoemde categorieën nog niet lieten vangen.
